Задачи

В любой деятельности - в любой компании, у любого человека - имеются какие-либо задачи. Любой человек что-то планирует, будь то свою деятельность или деятельность подчиненного отдела. Затем запланированное выполняется.

У любого более-менее организованного сотрудника есть план работы - на бумаге, в ежедневнике или же просто в голове.

Вести ежедневник удобно. Однако когда в нем записаны задачи, то его требуется всегда иметь под рукой. Это один минус. Другой минус в том, что ежедневник заканчивается. А когда он закончился, то мы его либо сохраняем - закрывая в стол или тумбочку -  либо выбрасываем. Задачи за прошедшие года в этих случаях либо совсем потеряны, либо труднодоступны. В  ситуации, когда необходимо посмотреть выполненную задачу спустя некоторое время – даже за текущий год - в ежедневнике это сделать довольно трудно. Но тем не менее это лучше, чем ничего. Теперь представьте, что Вы - руководитель, и даете задания подчиненным, а они сидят и записывают их у себя в ежедневниках или на листочках. После собрания все расходятся по своим "углам" и чтобы контролировать выполнение, Вам необходимо вспомнить, какое задание кому Вы дали. Вспомнить все детали каждой задачи, кто за что отвечает, сроки и т.д. Совсем неудобно. И это еще один, но пожалуй, самый большой недостаток для руководителя.

Еще замечание. Бывало ли в Вашей практике руководителя так, что Вы ставили сотруднику задачу, например, из пяти пунктов, а он выполнял только три или четыре из них и пребывал в полной уверенности, что Ваша задача им выполнена?

Решение этого - вести учет всех задач по сотрудникам и отдавать приказы в единой электронной системе, где сотрудники получают свои задачи, выполняют их, пишут отчеты об исполнении и это организовывает их работу. (Сотрудник может ставить задачи, в том числе, и сам себе.) Руководитель же имеет полную и ясную картину происходящего. Именно такой подход реализован в нашей программе.

Раздел "Задачи" в Admin Solution of Management нацелен на планирование, выполнение и организацию работы, связанной c задачами и приказами. Раздел «Задачи» вполне может и должен заменить как ежедневник руководителя, так и ежедневник сотрудника. Вы можете запланировать любое действие и проконтролировать его выполнение. Сотрудник не «засунет за батарею» поставленную ему задачу. Задача будет всегда на виду.

Для каждой задачи прописывается ответственный за выполнение, сроки исполнения, а также время, когда система напомнит об этом сроке – за сколько минут, часов или даже дней. Сохраняется и в любой момент может быть просмотрена вся история задачи - кем и когда она была создана, кем, когда и как выполнялась.

Для каждой задачи Вы можете - при ее создании - поставить отметку «Требуется отчет». В этом случае сотрудник будет обязан письменно отчитаться об исполнении. Если к задаче привязана какая-либо компания из списка компаний (подробнее в разделе "Работа с клиентами и поставщиками"), то отчет, который будет написан пользователем, запишется в историю по работе с данной компанией, в карточке этой компании. К задачам возможно прикреплять документы, необходимые для их выполнения.

"Электронный ежедневник" - раздел "Задачи"
сочетает в себе все преимущества компьютера и ежедневника:

• Постановка задач своим подчиненным в соотствествии с организующей схемой;
• Возможнось расписать задачу по шагам, и контролировать выполенние пошагово;
• Можно создать программу - набор задач, связанных одной темой;
• Полная совместимость с разделом по работе с клиентами (CRM);
• Напоминание о задаче;
• Прикрепление файлов(документов, картинок и т.д.);
• Быстрая (очень важно) работа раздела. Буквально два клика и Вы добавили задачу. Часто даже быстрее, если вы работаете на компьютере в других программах;
• Точность времени выполнения, вплоть до минут;
• Контроль задач любого сотрудника(при наличии необходимых прав доступа);
• История изменения любой задачи(кто ее создал, кто что-либо изменил и т.д.);
• Данные сохраняются и, при необходимости, можно найти любую задачу за несколько секунд.

Картинки

* См. в глоссарии